Abstract

Beberapa perusahaan memiliki cara masing-masing untuk konsentrasi pada core business mereka dalam menghadapi kompetitor dan tekanan yang datang dari pasar, serta kompleksitas dari proses, produk dan lingkungan sekitar. Untuk menangani masalah ini, perusahaan-perusahaan membentuk sebuah kelompok kerja atau divisi khusus yang mengatasnamakan dirinya kelompok research and development (Research and development) dan membuat peraturan yang jelas bagi para karyawannya. Pandangan holistik dan rencana jangka panjang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ambisius seperti pengolahan ilmu pengetahuan yang beragam dan menyebar di dalam lingkungan perusahaan. Berbagai metode dilakukan untuk mengembangkan pengetahuan dan informasi bagi karyawan, salah satunya dengan metode Knowledge Management, yang mengikutsertakan teknologi informasi di dalam pengolahan pengetahuan. Agar knowledge management ini tercipta, dibutuhkannya karyawan-karyawan kualitas tinggi sebagai sumber pengetahuan dan komunikasi yang lancar dalam lingkungan kerja untuk mempercepat penyebaran informasi tersebut.

Keyword : Pembelajaran dan pelatihan, knowledge management, komunitas

1. PENDAHULUAN

Dalam dunia bisnis saat ini, teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan (knowledge management) sebagai supporting research and development yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan. Knowledge management pada mulanya diterapkan dalam dunia bisnis yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional untuk memperbaiki proses kerja, dan seiring dengan kecepatan perolehan informasi. Hal ini berlaku untuk semua jenis industri dan sektor pasar, baik itu manufaktur, ritel, kesehatan, kedirgantaraan, pendidikan, energi, dan  financial.

Pengembangan suatu organisasi tidak lepas dari dukungan proses research and development yang dilakukan suatu organisasi. Berbicara tentang research and development, maka pembahasan ini akan sangat erat kaitannya dengan pembelajaran dan pelatihan  (learning and training) yang memiliki tujuan untuk pengembangan karyawan. Mengapa demikian? Karena karyawan merupakan pelaksana dari proses bisnis yang ada. Pengembangan terhadap potensi karyawan penting dilakukan agar setiap individu siap menerima setiap perubahan atau inovasi-inovasi baru dalam proses bisnis. Disetiap aspek penting yang terkandung dalam knowledge management akan ada banyak ditemukan learning and training. Ini membuktikan bahwa research and development merupakan bagian penting dari kesuksesan implementasi knowledge management pada suatu organisasi.

Pada kenyataannya masih banyak potensi sumber daya pengetahuan yang menjadi aset-aset intangible perusahaan yang belum dapat dioptimalkan dan diexplorasi dengan baik. Budaya saling berbagi pengetahuan dalam lingkungan internal belum terbentuk, sehingga kompetensi masing-masing individu cenderung tidak berkembang dan statis. Dengan tuntutan dinamis dari tempat kerja, seorang individu yang terampil dalam teknik management project dalam hal memiliki kemampuan unggul untuk mengatur dan mengadakan pendekatan sistematis pada karya-karyanya. Nilai ini penting juga memberikan keuntungan kompetitif yang nyata bagi individu dalam hal pengembangan karir dan meningkatkan potensi diri dalam mengelola area kerja lain.

2. IDENTIFIKASI MASALAH

Pada jurnal ini, saya akan coba membahas knowledge management dilihat dari kaca mata inovasi-inovasi yang dapat tercipta dari hasil penelitian dan pengembangan terhadap ilmu pengetahuan. Adapun masalah-masalah yang akan diangkat dalam jurnal adalah :

1.    Pemanfaatan knowledge management dalam mendukung Research and development

2.    Fungsi Research and development sebagai bagian pendukung yang penting dalam core bisnis didalam perusahaan.

3.    Bagaimana informasi dan komunikasi antara Research and development dengan bagian lain dapat efektif dan efisien

3.  RESEARCH AND DEVELOPMENT

Penelitian dan pengembangan (research and development) adalah sebuah studi tentang ide-ide, metode, produk atau jasa yang disesuaikan dengan tujuan meningkatkan apa yang ditawarkan oleh organisasi. Research and development sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk tetap bertahan dan bersaing dalam perubahan industri. Para investor akan melihat sebuah perusahaan yang sehat dengan menilai research and development dalam mengevaluasi kinerja masa depan terutama ketika mengevaluasi sebuah investasi jangka panjang.

Ada 5 tahap dalam sebuah proses research and development (Spuches & Coufal, 2000) :

1. Define

Mendefinisikan masalah-masalah yang timbul saat proses operasional dan perlu dibahas sejelas mungkin. Apa saja faktor penyebab dan dampak yang timbul akibat faktor tersebut. Mendefinisikan juga segala kemungkinan yang berhubungan dengan masalah tersebut untuk mencari solusi yang tepat.

2. Analyze

Menganalisis kebutuhan untuk menghasilkan cara-cara alternatif dan memilih alternatif tersebut setelah ditemukan beberapa masalah yang timbul saat tahap define dilakukan. Membedakan antara ide-ide baru yang memiliki potensi, dan ide-ide baru yang tidak layak. Menganalisa kebutuhan pasar, customer serta mencari cara untuk meningkatkan produktifitas perusahaan

3. Design / Develop

Desain / Mengembangkan campuran solusi yang paling layak dan optimal.

4. Trial

Melakukan implementasi inovasi dan uji lapangan, menerapkan dan menyebarluaskan informasi mengenai hasil dari penelitian. Trial dilakukan untuk menguji apakah produk, jasa atau service ini dapat diterima oleh pihak internal dan eksternal.

5. Evaluate / Revise

Mengevaluasi dan merevisi produk berdasarkan informasi dan hasil.

Gambar 3.1 :

Cycle Research and Development Process

Dari gambar diatas menunjukkan adanya aktifitas continue atau berkelanjutan yang terus-menerus melakukan improvement yang berkelanjutan dengan cara menghasilkan inovasi-inovasi baru sebagai solusi dari setiap masalah serta memperpanjang umur suatu produk untuk bertahan di pasar.

3.1.    Define

Sebelum melakukan penelitian, diperlukan proses pengidentifikasian masalah dengan jelas dan tepat. Mengapa?

Penelitian yang dilakukan suatu perusahaan sudah tentu memiliki goal atau tujuan yang ingin dicapai. Goal ini lah yang menjadi ujung dari beberapa pendefinisian masalah. Hal-hal apa saja yang menjadi alasan kuat melakukan penelitian, hal-hal apa saja yang menjadi kebutuhan pelanggan (customer needs), kelemahan sistem/produk/jasa yang sudah ada yang menjadi penghambat terciptanya efisiensi dan efektifitas proses bisnis perusahaan.

Beberapa hal yang dilakukan pada tahap Define :

1.    Mendefinisikan aktifitas penelitian

2.    Mendefinisikan prioritas aktifitas dalam penelitian

3.    Mendefinisikan kebutuhan customer

4.    Mendefinisikan jangka waktu pelaksanaan penelitian

5.    Mendefinisikan tanggung jawab hasil penelitian

3.2.    Analyze

Pada beberapa karyanya, Cooper dan Edgett (2008) menuliskan ada 8 aktivitas vital yang dilakukan sebelum proses design/development, yaitu:

1. Market assessment
2. Technical assessment
3. Source of supply assessment : suppliers and partners or alliances.
4. Market research : market size and segmentation analysis, VoC (Voice of Customer) research.
5. Product concept testing
6. Value-to-the customer assessment
7. Product definition
8. Business and financial analysis.

3.3.    Design / Develop

Setelah mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, menganalisis faktor-faktor penting yang berpengaruh, lalu pada tahap ini, tim melakukan desain inovasi baru yang diharapkan dari  penelitian tersebut. Tim menyusun solusi-solusi terbaik dan membentuk sebuah produk, jasa, atau service baru yang telah dirancang dan dikembangkan sehingga menjadi sebuah inovasi baru yang sesuai dengan kebutuhan

Pada tahap design / development suatu product, terdapat pertanyaan-pertanyaan penting yang menjadi bahan pertimbangan

3.4.    Trial / Testing

Pengujian atau biasa disebut trial dilakukan yaitu dengan cara meminta contoh calon pelanggan memberikan apa pendapat mereka tentang inovasi yang telah diimplementasikan. Proses testing (Moore and William, 1982) menggunakan metode kuantitative dan metode kualitative untuk mengevaluasi respon dari pelanggan sebagai langkah awal untuk suatu produk sebelum diperkenalkan ke pasar. Tahap ini juga digunakan untuk menghasilkan sebuah interaksi dan komunikasi dengan pelanggan dan mengubah pendapat pelanggan tentang produk yang sudah ada.

Bagian kuantitatif dari prosedur pengujian umumnya telah ditempatkan dalam tiga kategori :

1.    Evaluasi, dimana konsep yang mewakili ide-ide produk disajikan untuk konsumen dalam bentuk lisan atau visual dan kemudian dievaluasi oleh konsumen dengan menunjukkan derajat niat pembelian, dll.

2.    Penentuan posisi, yang merupakan konsep evaluasi dimana konsep diposisikan dalam kelas produk yang sama fungsional dievaluasi bersama-sama, dan

3.    Produk / tes, di mana konsumen pertama mengevaluasi sebuah konsep inovasi, maka produk yang sesuai, dan hasilnya dibandingkan.

Bagian kualitatif ditunjukkan melalui iklan produk. Periklanan umumnya menciptakan konsep dan komunikasi ini untuk melakukan proses evaluasi dari konsumen, berdasarkan survei konsumen dan riset pasar lainnya, atau atas dasar pengalaman perusahaan itu sendiri dalam menumbuhkan kepercayaan konsumen pada produk yang mereka ciptakan.

3.5.    Evaluate / Revise

Tahap evaluasi dalam proses research and development, komponen komunikasi akan fokus dalam proses implementasi, monitoring dan evaluasi terhadap strategi komunikasi dan mendokumentasikan pembangunan partisipatif atau proses penelitian. Tahap evaluasi berhubungan erat dengan proses monitoring produksi. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam tahap ini, seperti brainstorming stakeholder, visualisasi dan observasi untuk mendapatkan data seputar keluhan dari user mengenai bisnis proses yang sudah berjalan dan harapan dari user untuk perbaikan bisnis proses pada masa yang akan datang.

Ada dua alasan utama untuk melakukan evaluasi:

1.    Untuk mengetahui apakah penelitian berada di jalur yang benar atau apakah kita perlu menyesuaikan program perusahaan selama pelaksanaan kegiatan.

2.    Untuk mengetahui apakah kita telah mencapai tujuan awal penelitian, dan jika hasilnya telah berdampak pada masalah yang diidentifikasi pada awal penelitian.

Namun, pertimbangan yang paling penting di sini adalah bagaimana cara peneliti dan praktisi melakukan proses evaluasi bersama dengan customer perusahaan sehingga proses evaluasi menjadi pengalaman belajar bagi semua orang yang terlibat di dalamnya. Karena dalam hal ini customer adalah auditor terbaik dalam menilai baik buruknya suatu proses bisnis perusahaan. Dalam hal ini juga dilakukan proses monitoring terhadap hasil dari penelitian. Bisa dilakukan dengan cara quesioner, survey, atau dengan interview beberapa customer untuk mendapatkan feedback terhadap produk yang diluncurkan.

4. KNOWLEDGE

Pengetahuan (knowledge) adalah aset yang sebenarnya dari sebuah organisasi yang berorientasi pada pemasaran, dan berintegrasi di seluruh departemen, serta menekankan pada peraturan (Carneiro, 2001).

David Gurteen (1998) dalam jurnalnya mencoba mendeskripsikan knowledge seperti sebuah kue. Beliau mengatakan bahwa knowledge adalah berbicara tentang know-how and know-why. Sebuah metafora non bisnis yang sederhana dari membuat sebuah kue. Daftar bahan yang tertulis disebuah resep merupakan informasi dan juru masak yang berpengalaman memiliki tacit knowledg. Resep merupakan sebuah pengetahuan eksplisit (tertulis). Seorang juru masak dengan pengalaman dan keahliannya-tacit knowledge, bahkan tidak akan bisa membuat kue yang sangat baik tanpa resep kue tersebut. Dengan kata lain, seseorang walaupun dengan pengetahuan yang relevan, pengalaman, dan keahlian – pengetahuan di kepala mereka – yang tidak mudah diturunkan – tacit – tetap membutuhkan eksplisit knowledge untuk menghasilkan best practise.

Nonaka&Takeuchi (1995), mengatakan bahwa “ Perusahaan yang sukses adalah yang konsisten menciptakan pengetahuan baru, membaginya keseluruh organisasi, dan semua orang tahu akan teknologi baru dan hasilnya”.

Menurut Davenport dan Prusak (1998) :

“Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework forevaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the mindsof knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but alsoin organizational routines, processes, practices and norms)”.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengetahuan (knowledge) adalah sebuah kumpulan dari pengalaman, nilai, kontekstual informasi, pendapat para pakar yang menciptakan pengetahuan baru dan membaginya keseluruh bagian departemen dan semua orang tahu akan inovasi baru yang tercipta dan hasilnya.

Pengetahuan (knowledge) dapat digunakan kembali dan diperbaharui untuk meningkatkan kinerja project dan kegiatan dimasa yang akan datang. Kebanyakan data dan informasi untuk sebuah pembuatan project disimpan kedalam sebuah dokumentasi tertulis, seperti kontrak, spesifikasi, catatan, dan laporan kerja lapangan. Disisi dalam rangka mengembangkan menejemen informasi dan memungkinkan suatu pengetahuan yang dapat dikaji kembali, sangat penting untuk mengkonversikan dokumen-dokumen tersebut menjadi knowledge versi elektronik yang dapat di share dan diterapkan kedalam project-project berikutnya dimasa depan. Informasi dan pengetahuan dalam sebuah project dapat diidentifikasi sebagai komponen project dalam project management dan dapat disajikan kembali kedalam sebuah web-based system yang menyediakan platform untuk pertukaran dan penyimpanan informasi dan pengetahuan.

4.1 KNOWLEDGE MANAGEMENT

Knowledge management mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, menangkap, mengambil, berbagi, dan mengevaluasi suatu informasi aset perusahaan (Wilda B. Newman, 2010).

Knowledge management didalamnya mengajarkan ilmu bidang administrasi bisnis, sistem informasi, management, dan ilmu tentang informasi dan pustakaan (Alavi & Leidner 1999).

Menurut Kagan & McCreedy (2000) serta Thompson & Walsham (2004) KM dapat membantu individu dan kelompok untuk :

1. Berbagi wawasan organisasi
2. Mengurangi kerja berlebihan
3. Menghindari menciptakan knowledge kembali
4. Mengurangi waktu pelatihan untuk karyawan baru
5. Mempertahankan modal intelektual ketika terjadi pergantian karyawan dalam sebuah organisasi, dan
6. Beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan pasar

Dengan demikian dapat disimpulkan knowledge management  adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi yang memiliki tujuan untuk mempertahankan modal intelektual dan dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan pasar.

Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Literatur mengenai knowledge management biasanya memfokuskan pada IT, dimana pengetahuan harus dikodifikasikan, disistematisasi dan dilakukan standarisasi (Davidson& Philip Voss, 2002). Dengan kata lain, IT sebagai sarana utama proses implementasi knowledge management.

Mark W. McElroy (2000) memperkenalkan tiga fundamental knowledge processes, yaitu:

1. Knowledge production

2. Knowledge validation

3. Knowledge integration.

5.  RESEARCH AND DEVELOPMENT MENGGUNAKAN METODE KNOWLEDGE MANAGEMENT

Research and development proses dapat menjadi tolak ukur dari project management suatu perusahaan. Dukungan knowledge management terhadap proses R & D mampu menghasilkan suatu kolaborasi yang baik untuk mencapai satu tujuan yaitu improving project management. Inovasi-inovasi yang telah tercipta dari proses research and development mengandung banyak ilmu pengetahuan. Dan ada beberapa karakteristik dari knowledge, yaitu:

1.    Pengetahuan adalah sesuatu yang tidak berwujud sehingga sulit diukur

2.    Pengetahuan adalah volatile, itu berarti dapat “menghilang” dalam semalam

3.    Pengetahuan sebagian berwujud pengalaman manusia

4.    Pengetahuan tidak “dikonsumsi” dalam sebuah proses, terkadang meningkat ketika digunakan.

5.    Pengetahuan berdampak besar pada organisasi

6.    Pengetahuan tidak bisa dibeli di pasar, sering kali didapat seiring dengan lamanya kepemimpinan

7.    Pengetahuan tidak memiliki saingan, dan bisa digunakan di berbagai proses pada saat yang bersamaan

Karena alasan diatas, pengetahuan harus dijaga dan dipertahankan keberadaannya di dalam perusahaan. Beberapa metode yang banyak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar diantaranya sebagai berikut :

5.1 Knowledge building programs

Dasar dari program peningkatan knowledge yaitu meningkatkan kemampuan organisasi untuk bertindak cerdas dengan meningkatkan tingkat pengetahuan umum di semua personil yang relevan. Memberikan insentif dan kemungkinan untuk berbagi pengetahuan.

“Lessons learned” programs yaitu meningkatkan pengetahuan kinerja para pekerja dengan memanfaatkan basis pengetahuan yang berisi intisari dari pengalaman positif dan negatif. Mengubah pengetahuan personal individu (tacit) menjadi pengetahuan perusahaan. Lalu dokumentasikan segera setelah semua pelajaran berharga dalam format yang ditetapkan oleh orang yang terlibat didalamnya, jika perlu didukung oleh sumber daya lain.

Knowledge creation programs yaitu memperkenalkan dan mensupport inovasi disemua level (tidak hanya pada level departemen R&D ). Memberdayakan, mendorong dan memberikan reward bagi ide-ide baru yang tercipta. Tetap menyimpan ide-ide baru yang mungkin belum bisa digunakan pada saat sekarang karena mungkin akan berguna di masa yang akan datang.

5.2 Strategic action programs

Membangun sebuah strategic planning programs yaitu dengan memaksimalkan suatu nilai-nilai dari organisasi dimasa yang akan datang dengan cara membangun dan mengembangkan kekuatan dari pengetahuan (knowledge strengths), dan memperkecil ketergantungan terhadap pengetahuan yang tidak memiliki dasar ilmu yang kuat. Gunakan metode SWOT untuk mengukur tingkat kekuatan, kelemahan, opportunity dan ancaman bagi perusahaan.

Menjalin kerja sama dengan beberapa industri sejenis dan membentuk perencanaan strategi untuk memperkuat pertahanan dan menambal beberapa kelemahan yang dimiliki perusahaan. Sebagai contoh, kerja sama yang terjalin antara perusahaan HP dan Compac. HP lemah dalam pengetahuan tentang notebook, sedangkan Compac kuat dalam pengetahuan tentang itu. Keduanya bekerja sama dan menciptakan sebuah produk baru berupa notebook yang memiliki kelebihan knowledge yang dimiliki perusahaan HP dan Compact. Gunakan SWOT organisasi kita dan SWOT dari potensial partner kita.

Perencanaan R&D dengan cara memaksimalkan business value dan R&D (atau dimulai dari R&D) dengan menganalisa eksistensi dan nilai-nilai potensial dari knowledge yang terlupakan dalam proses operasional dan produk.

5.4 Project management programs

Kontraktor untuk layanan eksternal sebagai pelengkap keahlian didalam perusahaan, hanya dengan keahlian eksternal diperlukan untuk meminimalkan biaya, memaksimalkan penggunaan sumber daya internal dan memaksimalkan transfer pengetahuan kepada karyawan.

Penerapan standar dokumen adalah:

•   Komentar dokumen: bagi kelompok umpan balik, untuk mendapatkan umpan balik dalam terstruktur dan bentuk serupa.

•   Status dokumen: dirancang untuk gambaran yang sedang berlangsung tentang status proyek dan hasil yang relevan. Dokumen ini juga digunakan untuk kelompok informasi proyek.Rencana proyek harus mengandung titik waktu ketika dokumen tersebut harus
dibuat.

• Agenda dan protokol template untuk kelompok teknis: untuk konsistensi dari dokumentasi.
• Transfer protokol template: untuk dokumentasi saat melakukan transfer proyek-hasil
  di antara karyawan yang terlibat.

6.  KESIMPULAN

1.    Sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya research and development sehingga implementasi knowledge management dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.

2.    Inovasi-inovasi yang telah tercipta dari proses research and development mengandung banyak ilmu pengetahuan (knowledge), dan pengetahuan adalah volatile, itu berarti dapat “menghilang” dalam semalam, berwujud pengalaman manusia, tidak bisa dibeli di pasar. Karena itu, pengetahuan harus dijaga dan dipertahankan keberadaannya di dalam perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Alavi, Maryam; Dorothy E. (1999). “Knowledge management systems: issues, challenges, and benefits“. Communications of the AIS

Carneiro, A. (2001). “The role of intelligent resources in knowledge management”. Journal of Knowledge Management, Vol 5, No.4, pp 358-367

Cooper R.G., Edgett, S.J.(2008), “Maximizing productivity in product innovation, in: Research Technology Management”, BookSurge Publishing

Davenport, Thomas H & Prusak, L (1998) .Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press

Davidson, Philip Voss. (2002). “Knowledge Management: An Introduction to Creating Competitive Advantage from Intellectual Capital”. Tandem Press, Auckland: New Zealand

Gurteen, David. (1998). “Knowledge, Creativity and Innovation”. Journal of Knowledge Management. Vol.2, No.1

Mc, Adam, Rodney ; McCreedy, Sandra. (2000). “A Critique of Knowledge Management : Using A Social Constructionist Model”. New Technology, Work and Employment 15(2)

McElroy, Mark W.(2000).”Integrating complexity theory, knowledge management and organizational learning”. Journal of Knowledge Management, Vol.4, No.3, pp. 195-203

Moore, William L. (1982). ”Concept Testing”. Journal of Business Research. Vol. 10, pp 279-294

Newman, Wildan B. (2010).”Knowledge management research and end user work environments 2010″. Library Theory and Research : Workshop

Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka (1995). “The Knowledge- Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation “. Oxford: Oxford University Press

Spuches, C.M. & Coufal, J. E. (2000). “Focusing on process to improve learning: A case study of instructional research and development.”Journal of Innovative Higher Education”, Vol. 24, No. 3

Thompson, Mark P. A.; Walsham, Geoff .(2004). “Placing Knowledge Management in Context”. Journal of Management Studies. Vol. 41 (5), pp.725–747.